Как подписать документ цифровой подписью

Как подписать документ электронной подписью — вопрос, ответ на который должен знать каждый, кто желает существенно сэкономить свое время. Такая подпись может быть поставлена и под обычным письмом, и под соглашение на предоставление услуг. В последнее время подобный вариант визирования все чаще применяют в отношении налоговой и бухгалтерской отчетности.

Что такое ЭЦП

Для начала нужно разобраться в том, что такое ЭЦП. Это специальный реквизит, созданный для официальных электронных бумаг. Он уберегает от подделки, выступает гарантом того, что предоставленная информация не искажена. Данный реквизит обеспечивает конфиденциальность документов, позволяет определить лицо, которое отправило официальную бумагу.

Благодаря электронно-цифровой подписи удается удешевить и улучшить процедуру хранения, подготовки и учета документации, создать корпоративную систему обмена документацией. Существует несколько видов такого реквизита: простой, усиленный неквалифицированный, усиленный квалифицированный. Можно подобрать оптимальный вариант для каждого конкретного случая.

Как подписать письмо электронной подписью

Для подписания электронной бумаги нужна ее итоговая редакция, соответствующий сертификат и программное средство. Самый распространенный вариант — установка плагина для Office. Такое решение актуально в отношении документации Excel и Word формата — иск в арбитраж, хозяйственное соглашение, трудовой договор, заявление в учебное заведение и пр.

Чтобы получить возможность создавать подпись, имеющую юридическую силу, нужно установить на ПК КриптоПро Office Signature — особый программный модуль. Пользоваться им бесплатно можно лишь в тестовый период. Но как подписать документ электронной подписью посредством приложения КриптоПро Office Signature?

Для начала нужно загрузить плагин и затем выполнить следующие несложные действия:

1. Выбрать «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность» — «Подписи».
2. Определиться с подходящим сертификатом.
3. При помощи сертификата создать реквизит — нажмите «Подписать» и введите пароль.

Для документов PDF формата потребуется установить и загрузить плагин КриптоПро PDF. Этот бесплатный модуль становится доступен при использовании продукта Adobe Reader. Пользоваться таким плагином совсем несложно. Нужно сделать всего два действия: выбрать «Работа с сертификатами» и нажать «Подписание». Модулем будет найдено место для подписи. Далее требуется просто ее поставить.

Есть еще один способ — веб-сервисы. Они позволяют подписывать различные по формату бумаги. Для этого не придется устанавливать на ПК специальное приложение. Можно воспользоваться таким бесплатным продуктом, как Контур.Крипто. Он отличается понятным на интуитивном уровне интерфейсом, позволяет создавать и проверять подпись, расшифровывать и зашифровывать электронный файл. Пользоваться приложением несложно:

• Загрузите бумагу, которую нужно подписать.
• Выберите сертификат, которым будет поставлена подпись.
• Сформируйте файл реквизита.
• Отправьте бумагу по необходимому адресу.

Зная, как подписать письмо электронной подписью, вы легко сможете завизировать интересующий документ.